以前に、このメールマガジンでも経費について書かせていただいたことがありますが、日頃からよく寄せられる質問でもありますので、今回は経費に関するポイントについて、もう少し突っ込んだお話をさせていただこうと思います。

皆さん、IT関連のお仕事やインターネットを使ってビジネスをしておられると、ビジネスと私用の両方に使っている費用というものが、少なからずあるのではないでしょうか?

例えば、スマートフォンなどプライベートな電話やメールにも使っているけれども、各ブラウザでの動作確認や、ビジネスとしての電話やメール、調べ物にも使っていますといったケースはよくあるかと思います。

このような場合、

「スマートフォンの購入代金や通信費を、経費として計上しても問題ないでしょうか?」

といったお問い合わせをよく頂くのですが、実は、経費とは「全く計上しない」か「全額計上する」かのどちらかというものではありません。

結論から申しますと、ビジネスに利用しているのであれば、ビジネスで利用している分の費用は経費として計上することができます。

ただ、この「ビジネスで利用している分(割合)」を何によって決めるかということが重要になってきます。

皆さんからいただくご質問では、

「開業届の事業目的に○○を使うような事業を記載しておけば経費として計上しても大丈夫ですか?」

や、

「(会社を設立している方であれば)法人名義で契約しておいたほうが経費として認められるでしょうか?」

という内容をよく聞かれるのですが、税務調査の面では、そういった書類上のことももちろん見られますけれど、「実際にそのものがどのような使われ方をしているのかという実態」が重要視されます。

分かりやすく逆に言えば

「開業届に何と書いても、法人名義で契約しても、実際にビジネスで使っていない分は経費では無い」

ということです。

ですので、ある費用の一部を経費として計上した場合には、その計上した割合をどのようにして導き出したのかという、使用実態に基づいた根拠をしっかり用意しておくことが必要になってきます。

よくある方法としては、例えば

・使用時間によってビジネスに使っている割合を計算する方法
・家賃等であれば、ビジネスに使用しているスペースの比率によって割合を計算したりする方法

が考えられます。

弊社では、日頃から申告だけでなく、その先の税務調査までを見越した処理をさせていただいておりますが、この点は税務調査でも調査官に非常にしつこく聞かれるポイントです。
(計上されている経費を経費ではないということに出来れば、追加で税金を徴収することができ、 調査官の成績になりますので当然といえば当然です……)

我々が調査に立ち会っていれば、調査官から指摘を受けてもきっぱりと説明することができますが、調査官も成績のため何とか経費ではないということにしようと

「その根拠では○○%をビジネスに使っているとは言えないですよね?○○%を、ビジネスに使っているという具体的な証拠を示してください」

などと食い下がってきます。

弊社には、こういった場合の適切な対処方法のノウハウがございますが、その場に応じて適切に扱う必要が出てまいりますので、今回は割愛させて頂きますけれども、皆さんが一番簡単にできる対処法としては、「開業届にこう書いたから」や「法人名義で契約しているし」ということだけで安心せず、経費に計上する際に、その使用割合までしっかりと検討され、「確実に明記しておかれる」ことをお勧め致します。
(2012.4.12)

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