今回は領収書等の保存についてのお話ですが、元々弊社の場合、お客様に記帳をいただく必要はありませんので、通帳や領収書をスキャンしたり、スマホのカメラで撮影して、メールやチャットワークでデータを送って下さる方が多いのですが、最近は、スキャンアプリやクラウドサービス等も普及してきて、税務の世界でも、書面ではなく「データで保存しておく」ことが注目されてきています。

例えば、領収書などをデータで保存できる「国税関係書類に係るスキャナ保存制度」もその一つでしょう。

平成17年度からあるスキャナ保存制度は要件が厳しく、中小企業が導入するには、かえって手間がかかってしまうような制度でしたが、平成27年度、平成28年度とこの制度の要件が緩和されていることが
一因かもしれません。

平成28年度のスキャナ保存の主な改正点としては、以下のような点が挙げられます。

今まで、原稿台と一体となった機器でのスキャンに限定されていた要件が廃止され、スマートフォンやデジタルカメラでの読み取りも対象となりました(これに伴い、スキャナに係る階調要件を含めた取り扱いが示されることになると言われています)。

現行では、受領者の受け取った領収書等を、経理担当者が固定型スキャナでスキャンする必要がありましたが、領収書等の受領者がスキャンを行った上で、特に速やかに(3日以内)タイムスタンプを付与する流れに変わります。

また、中小企業基本法で定める小規模企業者の場合には、受領者、経理担当者、検査担当者による3名のチェック体制が必要でしたが、税務代理人がチェックを行うことにより、企業側の従業員と税務代理人の最低2人体制でスキャナ保存が行えるようになりました。

ただし、このスキャナ保存の制度を利用するためには、事前に申請が必要なため、誰もが勝手にスキャナ保存制度を利用できる訳ではありません。

今回の改正後の、スマートフォンやデジタルカメラによる保存制度を、平成29年1月1日から導入する場合には、今月末(つまり平成28年9月30日)までに申請書の提出が必要になりますので注意が必要です。

ちなみに、平成29年4月1日から改正後の制度を利用する場合には、平成28年12月31日が申請書の提出期限です。

当初に比べると、大分使いやすくなってきたイメージのスキャナ保存制度ですが、タイムスタンプなどのコスト面や、更に、ネット起業をされている方ではご自身一人やごく少数で事業を運営されていて、経理処理に社長や従業員の手間を取られたくないといったことで、導入に踏み切れない方も多いかと思います。

実はこういった経理処理にはコツがあり、スキャナ保存を利用しなくても、慣れてしまえば大して手間をとられることなく行うことができるのです。

具体的な内容は、メルマガでは長くなってしまいますので割愛させて頂きますが、弊社でも社内のペーパーレス化を進めていますし、また、ネットビジネス専門の会計会社ですので、実はそういうノウハウも多く集まってきます(笑)。

本来、税務処理というのは事業主さんにとって本業ではなく、時間短縮や効率化が出来るに越したことはないかと思いますので、興味のある方は、メールや無料面談等でお問い合わせ下されば、あなたの状況を伺った上で相談にのらせていただきます。
(2016.9.15)

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